Derechos y garantías · 08
La información evaluativa solo puede tratarse para finalidades legítimas y por quienes deban intervenir, con minimización, seguridad, acceso proporcionado y conservación limitada a lo necesario.
Qué establece la Orden foral
Estas ideas permiten delimitar el derecho, su alcance y los límites que preservan la validez de la evaluación.
Las evidencias, documentos, registros e informes se utilizan para finalidades académicas, formativas, organizativas y administrativas legítimamente vinculadas a las enseñanzas y a la gestión del Sistema de Formación Profesional.
La obtención, intercambio y documentación deben ser necesarios y proporcionados. No se acumulan datos por si pudieran resultar útiles ni se generan copias o registros sin una función definida.
La persona interesada puede acceder a la información significativa para comprender, revisar o reclamar. El acceso se adapta mediante anonimización, disociación, consulta o copia parcial cuando existan datos de terceros, información empresarial o contenidos protegidos. No incluye deliberaciones internas ni opiniones preparatorias, sin impedir conocer los criterios, evidencias, acuerdos y razones esenciales de la decisión.
No se conserva indiscriminadamente cada tarea, borrador, conexión o microevidencia. Los sistemas deben proteger integridad y autenticidad, controlar accesos y cambios relevantes, permitir recuperación y conservar la trazabilidad de las rectificaciones.
La coordinación con la empresa u organismo equiparado se limita a la información necesaria para desarrollar y valorar el plan formativo y respeta también la confidencialidad de la información empresarial, técnica, comercial y personal.
No se incorporan diagnósticos completos, informes sanitarios íntegros ni información especialmente protegida cuando basta con identificar la necesidad funcional, la medida adoptada y sus efectos académicos.
Cómo se aplica
La garantía se integra en el proceso ordinario y se documenta con la intensidad necesaria para poder comprender y revisar la decisión.
Determinar la finalidad legítima, la información realmente necesaria y la persona u órgano responsable de cada actuación, registro o custodia.
Recoger y compartir solo los datos imprescindibles, definir accesos y aplicar anonimización, disociación o acceso parcial cuando sea necesario.
Garantizar integridad, autenticidad, seguridad, disponibilidad y trazabilidad suficiente sin multiplicar soportes ni registros.
Mantener la documentación durante el plazo aplicable, asegurar su recuperación y registrar de forma trazable cualquier rectificación, limitación o actualización.
Quién interviene
La participación se adapta a la naturaleza de la garantía, sin diluir la responsabilidad de quien debe decidir o actuar.
Organizan los sistemas, responsabilidades, accesos, custodia, conservación y seguridad que correspondan dentro de sus respectivas competencias.
Acceden y utilizan únicamente la información necesaria para sus funciones de formación, seguimiento, evaluación, decisión, gestión o supervisión.
Comparte y recibe la información funcional imprescindible para el plan formativo y protege los datos personales y la información confidencial a la que accede.
Puede conocer la información significativa que fundamenta las decisiones que le afectan, con los límites y modalidades necesarios para proteger otros derechos e intereses.
Situación frecuente
Para organizar la formación en empresa, el centro necesita comunicar una condición funcional que afecta a determinadas tareas, pero dispone también de un informe sanitario completo.
El centro comparte únicamente la necesidad funcional y las condiciones o apoyos necesarios para desarrollar el plan con seguridad y obtener evidencias válidas. No remite el diagnóstico ni el informe íntegro si esa información no resulta imprescindible.
Innovación del modelo
La Orden foral vincula la protección de datos con una documentación sostenible: debe conservarse lo suficiente para fundamentar y reconstruir las decisiones, pero no todo lo que una plataforma o actividad sea capaz de registrar.
Fundamento jurídico
Las referencias se han contrastado con la Orden foral pendiente de publicación en el BON.
Fuente de referencia: Orden foral pendiente de publicación en BONPendiente de publicación
Ver control de versiones →Artículos: 12.2.f, 63.6, 65 y 76
Anexos: VI, apartados 12 y 14; X, apartado 7; y XI, apartado 9
La disposición adicional cuarta establece la garantía transversal sobre protección de datos, confidencialidad y gestión de evidencias. Los artículos y anexos citados concretan la minimización, el acceso, la coordinación centro-empresa, la custodia, la conservación y la seguridad de la información.